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日本語ある日、会議に出席し、プロジェクトマネージャーが髪をかきむしっているのを見ました。
「何が起きたのですか?」
「スコープ・クリープに直面している…」
スコープ・クリープとは？
スコープ・クリープは、プロジェクトの目標と要件が変更され、変更要求などの管理手順なしで最初に合意されたスコープとは異なる場合に発生します。これは最も一般的なプロジェクト管理のリスクの一つであり、納品のマイルストーン、コスト、リソースの割り当てなどに影響を与える可能性があります。また、開発チームのやる気をなくし、ブランド・イメージを損なう可能性もあります。
プロジェクトでスコープ・クリープが発生していることをどのように認識しますか?
スコープ・クリープを認識するために、「スコープ・クリープ」と「スコープ・チェンジ」の違いも知っておく必要があります。スコープ・チェンジは、スコープを正式に変更するプロセスであり、プロジェクトマネージャー及びすべての利害関係者によって十分に認識されています。また、納品のマイルストーン、コスト、さらにはプロジェクトの品質にも影響を与える可能性があります。適切なスコープ・チェンジにより、すべてが透明に通知され、合意されますが、スコープ・クリープには透明性と再計画がありません。終わったと思う際に、やるべきことがまだあることに気づくかもしれません。
スコープ・クリープがプロジェクトマネージャーにもたらす苦悩は、ワークロードが過大になるか、予算内に結果を出せないことがわかるまで十分に認識されないという事実に起因します。一般的に、新しい要件が適切なレビューがないまま追加され、開発チームが同じ時間とリソースでより多くのタスクを実装することになる場合に発生します。
スコープ・クリープにつながる典型的な言い訳は次のとおりです。
「ただ小さい変更です。」
「そんなに時間はかからないでしょう。」
「機能はそのままで、あと少しだけを追加すれば…」等
スコープ・クリープはよく良く起こりますか。なぜそれが起こるのでしょうか。
はい、ソフトウェア開発とプロジェクト管理の世界では非常に頻繁に起こります。Project Management Institute（PMI）の調査によると、プロジェクトの 50%でスコープ・クリープが発生し、予算内で完了するのは 57%にすぎず、予定どおりに完了するのは 51%のプロジェクトのみです。
スコープ・クリープの根本的な原因は次のとおりです。
- 元のスコープが明確でないこと：多くの場合、お客様は自社の製品について正確なイメージを持っていません。 彼らは、契約が締結され、開発チームがすでに作業を開始した後、開発する途中、話し合いたいと考えています。 お客様は、最初にドラフト版を確認してから、詳細を細かく調整することを望んでいます。
- 大雑把な計画：プロジェクトを開始するときに綿密な計画を立てていない（たとえば、明確なマイルストーンや必要なリソースの推定がない、チームのキャパシティを実際よりも高く評価、プロジェクトの複雑さを明らかにするために十分な質問をしない等）のは、後で納品予定を再計画するために行ったり来たりし続ける必要があるときに、大きな混乱を引き起こす可能性があります。
- 効果のないコミュニケーション：コミュニケーションはプロジェクトの成功への鍵の一つです。 効果的なコミュニケーションが無いと、チームメンバーは不完全なサポートでタスクに取り組んでしまい、利害関係者は重要な情報を見逃す可能性があり、誤解や透明性の欠如を引き起こします。
- プロジェクト全体にお客様を巻き込まないこと：プロジェクトのすべての段階で、お客様を巻き込み、変更や制限がある場合は知らせる必要があります。 お客様がミーティングに参加することで、彼らはすぐに発言でき、開発チームもお客様のフィードバックや意見に基づいて変更要求を予測することができます。
- お客様の合意を確認しないこと：プロジェクトの要件をできるだけ明確にし、証拠として書き残すことが重要です。 多くの場合、確認不足はスコープ・クリープの原因です。 たくさんの質問が効果的ですが、ただ煩わしいと感じないようにしてください。 最初の要件がわかりにくく不確かな場合は、文書化された形式（フロー、表、画像、モックアップUIなど）で簡素化するよう依頼した方が良いです。
スコープ・クリープを回避する方法は？
スコープ・クリープを完全になくすことはできませんが、何らかの方法でスコープ・クリープの悪影響を抑えることはできます。上記の根本原因から、それに応じた解決策をいくつか考え出すことができます。
- 要件を文書化し、すべての段階で、または変更がある際にお客様の合意を確認すること
- 要件を明確にするために、大胆に質問を重ねること
- チームのキャパシティ、リソース、スケジュール、タイムライン、必要なツールなどを含む詳細な納品計画を作成すること
- 不測な変更を取り扱うためのスコープ変更プロセスを定義すること
- 効果的なコミュニケーションに注目し、コミュニケーションチャネルとプロトコルを設定すること
- 作業スコープの変更時、追加報酬の条文を追加すること
- チームメンバーを巻き込こみ、全員がプロジェクトの計画と変更について認識していることを確認すること
