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日本語1日の終わり。忙しすぎて疲れて切っているのに、TODOリストにいくつかタスクが残っていることはありませんか？もしくは、時間がないのにも関わらず緊急案件の対応に追われていることはありませんか？
全ての人にとって、1日は24時間しかありません。そのため、どのように時間を使うかであなたの1日の終わりが変わってくるのです。本記事では、有効的なタイムマネジメントの方法についてご紹介します。
タイムマネジメントとは、生産性を管理することであり、全ての時間を価値のあるものにするということです。具体的にどのように時間を管理するか以下の3つのポイントで説明します。
- タスクの優先順位を決める
- タスクの進め方や環境作り
- おすすめのタイムマネジメントツールとタイムマネジメント方法
1. タスクの優先順位を決める
優先順位の付け方にはいくつか方法がありますが、この記事ではアイゼンハワーマトリクスを利用した方法をご紹介します。アイゼンハワーマトリクスとは、第 34 代アメリカ大統領が考案した戦略とテクニックに基づく時間管理方法です。
この手法では、上記図のように4つの領域にタスクを分類します。各領域の定義は以下の通りです。
- NOW: 緊急かつ重要 →すぐに完了すべきタスク
（例）障害対応、クレーム対応、期限の迫ったタスク - GOAL: 重要だが緊急ではない → いつやるのか予定を立てる
（例）長期的戦略作成、資格取得、健康管理 - FIT-IN: 緊急だが重要ではない → 誰かに任せる
（例）参加不要な会議への出席、アポ無し訪問の対応、営業電話対応 - BACK-BURNER: 緊急でも重要でもない → 避ける、やらない
（例）不要な営業メールへの返信、長いコーヒーブレイク
アイゼンハワーマトリクスを利用するためには、以下の2つのキーポイントに気をつける必要があります。
ポイント1: 何が重要か？
人それぞれ重要性を決める価値基準が異なります。そのため長期的目的・価値・目標にとって、何が重要性が高いか見極める必要があります。アイゼンハワーマトリクス方式を日々の作業管理に当てはめれば、それぞれの締め切りに基づいて、重要なタスク/作業を決定することが可能です。
ポイント2: 何が緊急か？
アイゼンハワーマトリクスを使用するためには、タスクの緊急度を判別する必要があります。沢山の重要なタスクがある場合、緊急性に基づいて優先度を決めます。タスクの選別の結果、重要度と緊急性が高いものが最優先で着手しなければならないタスクとなります。
2. タスクの進め方や環境作り
複数タスクを少しずつ進める方法は、実は想像より時間がかかります。
上記図が表すように、タスクA,B,Cがあった際にまずはタスクAを一気に完了させ、その後タスクBとCを順番に進める場合、タスクA,B,Cを分割し交互に実施する場合よりも時間がかからずに完了することが出来ます。分割し交互にタスクを進めた場合、タスクをスイッチする際の切り替えの時間がかかってしまうことが原因で想像より時間がかかってしまうのです。そのためタスクの優先順位をつけ、1つずつ実施する方がより効率的にタスクを進めることができます。
作業に集中できる環境作り
タスクを実行中にスマホやデスクトップのアラート通知など、作業を中断されてしまうことがあります。作業に集中するためには、環境を整える必要があります。以下のことを実施し、仕事に適した集中できる環境作りを試してみてください。
- 静かで落ち着く場所で作業を実施する
- スマホをサイレントモードに設定し、少し離れた場所に置く
- スマホアプリやパソコンのデスクトップ通知などの通知設定を最適化し、必要最低限な通知のみに限定する
3. おすすめのタイムマネジメントツールとタイムマネジメント方法
- ポモドーロタイマー: https://pomofocus.io/
作業への集中を高めるために便利な無料のアプリがあります、それがポモドーロタイマーです。このアプリは短めの作業と短い休憩を繰り返す「ポモドーロ・テクニック」を実行するために利用できるます。具体的には「25分の作業＋5分の休憩」を1ポモドーロとし、4ポモドーロ（2時間）ごとに長めの休憩を取ります。これを繰り返し、時間管理が上手にできると共に、仕事の効率性をあげることが出来ます。このアプリでは、作業時間と休憩時間を自分好みの時間に変更することも可能です。
- 生産性の高い時間
1日のうちで最も生産性が高い時間帯はいつでしょうか。この時間をアイゼンハワーマトリクスのGOALのタスクを実施する時間に充ててください。そうすることで集中力が高まった状態でタスクを完了することが出来ます。
- 日次、週次のタスクのマイルストーン
新しい1日または週が始まる前にタスクのマイルストーンを立ててください。何をしなければいけないのか書き出し、優先順位を決めて自分の予定の見通しをつけることを習慣化することを試してください。
- タスクマネジメントツール
自分に合ったタスクマネジメントツールを利用することで、作業の時間管理や作業漏れを防ぐことができます。（例：Microsoft To Do)
- メールのフィルターと通知設定
毎日大量に届くメールのフィルターや通知設定を適切に設定することで、何が自分にとって重要な内容のメールなのか効率的に判断することができます。情報を精査し。情報の最適化をすることで、タイムマネジメントに役立つことが出来ます。
